MINUT

Během

30 minut

víte víc!

Lothar Seiwert

JAK

SI ZORGANIZOVAT

ČAS

TIME MANAGEMENT

© 1998 GABAL Verlag GmbH, Offenbach

18. přepracované vydání 2012

This translation published by arrangement with GABAL Verlag GmbH

Original German title: 30 MINUTEN ZEITMANAGEMENT

Translation © Lucie Navrátilová, 2014

Copyright © for Czech edition Pavel Dobrovský – BETA s.r.o., 2014

All rights reserved. (Všechna práva vyhrazena.)

ISBN 978-80-7306-745-8 (ePub)

ISBN 978-80-7306-744-1 (mobi)

Během 30 minut víte víc!

Tato kniha je koncipována tak, že v krátké době získáte výstižné a užitečné informace. Knihou budete provázeni systematicky. A právě to vám umožní uchopit během krátkého časového úseku (od 10 do 30 minut) všechno podstatné.

Krátká doba čtení

Během 30 minut dokážete přečíst celou knihu. Pokud máte méně času, pak se cíleně zaměřte na ta místa, která obsahují důležité informace právě pro vás.

• Všechny důležité informace jsou zvýrazněny červeně.

• Klíčové otázky s odkazem na odpovídající stránky na začátku každé kapitoly vám umožní rychlou orientaci: Nalistujete si přesně tu stránku, která vám pomůže vyplnit mezeru ve vědomostech.

• Četná resumé v rámci kapitol umožňují rychlé pročítání.

• Rychlý souhrn na konci knihy shrnuje všechny důležité aspekty.

• Slovníček pojmů usnadňuje vyhledávání.

Obsah

Během 30 minut víte víc!

Předmluva

Jak zacházíte s časem?

1. Využijte čas – polapte zloděje času
1.1 Využijte čas!

1.2 Polapte zloděje času

1.3 Metoda mind mappingu

2. Nastavení motivujících cílů
2.1 Význam stanovení cílů

2.2 Nalezení cíle

2.3 Jak můžete cíle dosáhnout?

2.4 Důležitý poznatek – Paretův princip

2.5 Vaše konkrétní plánování cílů

3. Jádro pudla: časový harmonogram
3.1 Písemné plánování

3.2 Použití denních plánů

3.3 Použijte časovou plánovací knihu

4. Nastavte si priority a delegujte
4.1 Nastavení priorit

4.2 Analýza ABC

4.3 Vedení pomocí delegování

5. Uspořádání dne a organizace práce
5.1 Pozitivní myšlení a jednání

5.2 Dbejte na výkonnostní křivku

5.3 Rezervujte si „tichou hodinku“

Provedení – s kontrolou a sebedisciplínou

Shrnutí
1. Využijte čas – polapte zloděje času

2. Nastavení motivujících cílů

3. Jádro pudla: časový harmonogram

4. Nastavte si priority a delegujte

5. Uspořádání dne a organizace práce

Literatura

Předmluva

„Čas je jako vítr: Je-li správně využit, dovede nás ke
každému cíli.“ (Lothar Seiwert)

Úspěch znamená dosáhnout vytyčených cílů bez okliky. V mnoha ohledech nás však drtí čas. Ztrácíme spoustu energie i času, protože nám chybí jasné cíle, plánování, priority a přehled. Time management znamená ovládnout vlastní práci a čas, místo abychom se od nich nechávali ovládat my sami.

Pokud budete využívat čas efektivně, získáte hned dvojí užitek:

• Zvýšíte svůj pracovní úspěch a výkon, a tím i příjmy. I tady totiž platí: Čas jsou peníze!

• Získáte více času na ostatní důležité věci, jako je odpočinek, rodina, přátelé, sport: Čas je život!

Čas je cenný

Čas má svou hodnotu. Čas, který máme k dispozici, by měl být využit k tomu, abychom dosáhli úspěchů v zaměstnání i úspěchů osobních. A jedině pomocí efektivního uspořádání času můžete zdolat každodenní úkoly a aktivity, aniž byste se neustále cítili přetažení a pod tlakem. Dostanete se tak dál, a přitom dojdete i osobní spokojenosti.

Úspěšné uspořádání času závisí především na správném nastavení a na jeho důsledném dodržování. Propracované techniky a metody jsou sice důležité, nedokážou ale nahradit vlastní nasazení. Bez určité míry sebekázně to tedy nepůjde. A právě tohle je podíl, který musíte vložit vy sami – každý den! Již Erich Kästner řekl: „Není nic lepšího než říct: Člověče, dělej!“

Začněte právě teď!

Již skutečnost, že držíte v rukou tuto knihu, ukazuje, že jste ochotni přemýšlet nad tím, jaký vztah k času máte, a vylepšit ho. V následujících kapitolách se dozvíte, jak si nastavit cíle a jak chytit své zloděje času. Písemné plánování – s denními plány, případně i s diářem časového plánování – vám pomůže nastavit si priority a začít jednat. Celá jedna kapitola se zabývá tím, jak vědomě zacházet s časem i v každodenním životě, a poskytne tipy k organizaci práce a uspořádání pracovního dne.

Začněte s rozumným využíváním času ihned, investujte 30 minut do přečtení této knížky! Tato půlhodinka bude smysluplně využita a ušetří vám mnoho časových ztrát.

Váš Lothar Seiwert

www.Lothar-Seiwert.de

Jak zacházíte s časem?

Stupeň využití lidského výkonnostního potenciálu v průmyslu je odhadován pouze na 30 až 40 procent. Spousta času se promrhá, protože není využit efektivně, a tímto způsobem nesmyslně mizí i mnoho energie.

Pomocí následujícího testu zjistěte, kde jsou vaše slabiny. Zakřížkujte, se kterou výpovědí souhlasíte:

Souhlasí

Nesouhlasí

Stejně jako mnoho pracujících trpím nedostatkem času a přepracovaností (syndrom přesčasů).

Často se cítím ve stresu. Často musím vyřídit několik věcí najednou. Velká zodpovědnost, enormní množství práce, mnoho krátkodobých termínů, rozmanitost úkolů a další pracovní výzvy mě dostávají do časového presu a stresu.

Často nepracuji, nýbrž „je pracováno se mnou“. Pak už dokážu jen reagovat. Celou pracovní dobu jsem v jednom kole, pořád po mně něco chtějí zákazníci, šéf, spolupracovníci, mám hodně telefonátů a různých pracovních úkolů.

Souhlasí

Nesouhlasí

Své vlastní pracovní úkoly vyřizuji často až po skončení pracovní doby. Přes den se k nim nedostanu, protože se objevuje hodně rušivých momentů a mou pozornost odvádějí vedlejší věci.

Práce a volný čas jsou v neustálém konfliktu. Čas, který padne na zaměstnání a přesčasy, nemůžu trávit s rodinou nebo s přáteli.

Sečtěte všechny křížky ve sloupečku „Souhlasí“ a v následujícím vyhodnocení si přečtěte, jak dobře vycházíte se svým časem.

Vyhodnocení

0–1 bod: Nemáte s časem žádné zvláštní problémy. Přesto si ale přečtěte následující kapitoly, abyste své zacházení s časem ještě trochu vylepšili.

2–3 body: Nacházíte se v průměru mezi pracujícími. Popřemýšlejte o tom, jestli máte správně nastaveny cíle (viz strana 27) a jestli jste si správně uspořádali průběh svého dne (viz strana 69).

4–5 bodů: Jste workoholik a do budoucna jste vážně ohroženi! Zjistěte, kde se nacházejí vaši zloději času (viz strana 16). Umíte si vytyčit priority a jednat podle nich (viz strana 57)?

Víte, kolik hodin plánovatelného času ve svém životě ještě máte?

Znáte nastavení cílů a metody time managementu?

Jste si vědomi toho, na co spotřebováváte čas? Znáte své zloděje času?

1. Využijte čas – polapte zloděje času

Čas je ten nejcennější majetek, který máme. Čas je cennější než peníze, a proto se musíme o svůj časový kapitál náležitě a pečlivě starat. Svůj život můžeme popsat jako čas, který je nám tady na Zemi vyměřen. A naším nejdůležitějším úkolem v životě je získat z tohoto času co možná nejvíce.

Čas je cenný kapitál

• Čas je nedostačující majetek.

• Čas se nedá koupit.

• Čas si nemůžeme uložit nebo ušetřit.

• Čas nemůžeme rozmnožit.

• Čas ubíhá kontinuálně a nezvratně.

• Čas je život.

Zamysleli jste se už někdy vážně nad svým časem? Uvědomte si hodnotu času a bilancujte: Jak cenná je jedna hodina vašeho života?

Omezený časový kapitál

Náš časový kapitál je omezený. Zacházíte s časem stejně opatrně jako s penězi? Kolik času máme k dispozici, to nikdo z nás neví. Můžeme jen odhadovat: I když budete v očekávání délky života optimističtí, máte k dispozici jen něco přes 200 000 hodin času, který si můžete nějak naplánovat. Přibližně stejný počet hodin, který je nám vyměřen, nedokážeme ovlivnit: uběhne ve spánku, při jídle a podobných činnostech. Dnes tedy začíná první den zbytku vašeho života!

Čas se nedá rozmnožit a ubíhá bez přestání. Čas je život a je nanejvýš vzácný.

1.1 Využijte čas!

„Není málo času, který máme k dispozici, nýbrž je hodně takového, který nevyužijeme.“ (Lucius Annaeus Seneca)

Většina energie a času se rozplyne jako dým, protože chybí jasné cíle, plánování, priority a přehled. Lepšího, nebo dokonce optimálního využití tohoto cenného a nedostatkového zboží, času, dosáhnete pouze vědomým, kontinuálním a důsledným time managementem!

Co je to time management?

Time management znamená ovládat vlastní čas a práci, místo abychom jimi byli ovládáni my. Všichni opravdu úspěšní lidé mají jednu věc společnou: Jednou si prostě sedli a důsledně popřemýšleli o vztahu ke svému osobnímu časovému kapitálu a o jeho využití.

Pokud má být život úspěšný jako celek, musí za ním stát promyšlený koncept času, respektive koncept života: Čas, který máme k dispozici, musí být vědomě použit k dosažení pracovních a osobních cílů. Jedině tak může vzniknout přímá souvislost mezi zdoláváním každodenních úkolů a aktivit na jedné straně a osobní spokojeností a vlastním rozvojem na straně druhé.

Úspěšný time management vám ukáže nové cesty, jak zvládnout následující:

• získat větší přehled o stávajících aktivitách,

• nastavovat si důsledně priority,

• získat více prostoru pro kreativitu (pracovat, ne jen reagovat),

• vědomě potlačovat stres, odbourávat ho a nakonec se ho úplně zbavit,

• získat více volného času, tedy více času pro rodinu, přátele, koníčky a sebe sama,

• důsledně a systematicky dosahovat cílů, aby váš život dostal smysl a směr.

K čemu využíváte svůj čas?

Zamysleli jste se už někdy nad tím, jak využíváte svůj čas? Plánujete si jej, nebo vám jen utíká mezi prsty?

• Soustřeďte se teď sami na sebe: Na jaké tři aktivity si v budoucnu vědomě uděláte čas?

• Vytvořte si paralelně k tomu svůj osobní akční plán: Co budete ode dneška dělat, abyste svůj čas využívali lépe?

Pokud chybí jasné cíle a plánování, dokáže člověk rozvíjet jen asi 40 procent svého vlastního potenciálu. Time management znamená vědomé plánování osobního časového kapitálu a pomáhá dosahovat cílů bez stresu a získat prostor pro volný čas a kreativitu.

1.2 Polapte zloděje času

„Náš čas je nám částečně ukraden, částečně nám ho někdo vyfoukne a to, co zbude, se nepozorovaně vytratí.“ (Lucius Annaeus Seneca)

Pokud nějaká věc neprobíhá tak, jak jsme očekávali nebo jak jsme si naplánovali, je to často proto, že opakovaně docházelo k různým narušením. Za některá z nich si můžeme sami, za některé odklony je zodpovědné naše okolí.

Vážení čtenáři, právě jste dočetli ukázku z knihy Jak si zorganizovat čas.
Pokud se Vám líbila, celou knihu si můžete zakoupit v našem e-shopu.